Seguramente habrás visto varios artículos que ponen el foco en los cambios que se avecinan en la forma en que tendrás que emitir tus facturas. Esto es porque en el mes de octubre del 2024 se ha publicado un Reglamento que ultima los detalles de cómo será VERIFACTU, el sistema que se utilizará para emitir las facturas. Dan un plazo hasta julio del 2025 a los software para que se actualicen a este nuevo sistema.
Si te preocupa cómo te afectarán los cambios y cuándo tendrás que empezar a implementar el sistema Verifactu, no te preocupes; aquí te lo explico todo de manera clara y accesible. Así, podrás adaptar tu negocio a estos cambios de manera progresiva y sin agobios.
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Puntos importantes que debes conocer sobre la Factura Electrónica:
A continuación, te detallo los aspectos más importantes de esta nueva normativa. Guarda este artículo para que no se te escape nada importante.
Obligación de generar facturas con el sistema VERIFACTU («factura verificable en la sede de la Agencia Tributaria»)
Antes del 1 de julio del 2025, ésta es la fecha oficial a día de hoy, noviembre del 2024, aunque se cree que aumentarán este plazo,
todos los autónomos y empresas tendrán que emitir sus facturas con el sistema verifactu
Para facilitar esta transición, Hacienda va a poner a disposición la plataforma Verifactu, que permitirá a las empresas y autónomos enviar hasta 100 facturas anuales sin coste. Eso sí, si tienes una facturación superior, tendrás que adquirir un software de facturación compatible con el sistema.
Verifactu: nuevo software obligatorio para la facturación
Verifactu es el sistema gratuito que Hacienda ha creado para agilizar y digitalizar el proceso de facturación. Este software será de uso obligatorio y traerá cambios importantes, entre los que destacan:
- Código QR en las facturas: Verifactu genera un código QR para mejorar la trazabilidad de las facturas. Esto permitirá verificar al instante que la factura ha sido enviada a Hacienda. Tanto el cliente como el emisor podrán escanear el código para asegurarse de que todo está en orden.
- Imposibilidad de modificar facturas emitidas: Una vez emitida la factura, no se podrán hacer cambios. Cada factura llevará una “huella digital” que registrará cualquier modificación y protegerá la autenticidad de los datos.
Procesamiento de la respuesta de Hacienda
Tras el envío de cada factura, Hacienda te enviará una respuesta. Si hay algún error, recibirás un informe detallado para solucionarlo. Solo cuando la factura esté correcta, se te proporcionará un código seguro de verificación.
Es importante saber que tanto el envío de registros como la recepción de las respuestas puede hacerla el propio autónomo o un representante autorizado. Este detalle es clave si trabajas con una gestoría o asesoría que te ayude a llevar la facturación. Valora si prefieres hacerlo tú mismo o pagar por esta gestión.
Firma electrónica y trazabilidad
Para cumplir con los requisitos de esta normativa, todos los registros de facturación deberán estar firmados electrónicamente y llevar la fecha y hora de su generación. Así, se asegura la autenticidad y trazabilidad de cada documento.
El sistema verificará automáticamente que la fecha y hora de cada registro están correctamente encadenados. Además, deberás almacenar estos registros en formato XML y mantenerlos accesibles y legibles durante el periodo legal de conservación.
Durante los primeros 12 meses, Hacienda exige que las facturas electrónicas se envíen también en formato PDF junto al XML, ya que algunos destinatarios podrían no estar obligados aún a usar facturación electrónica.
En resumen los puntos más importantes a tener en cuenta para la facturación electrónica son:
- A partir del 1 de julio de 2025 las empresas con ingresos mayores a 8 millones de euros deberán enviar a Hacienda, de inmediato sus facturas emitidas. El resto no tienen que enviarlas aun pero deberán usar el sistema verifactu para emitir sus facturas.
- Se deberá utilizar para ello un programa de emisión de factura electrónica que cumpla los requisitos que se especifican en esa Orden. Los programas tienen ahora 9 meses de plazo para adaptarse. Hasta el 29/07/2025, aunque mucho antes empezaremos a verlos en el mercado.
- Hacienda pondrá una aplicación gratuita para ello, un sistema de facturación denominado VERIFACTU.
- La aplicación gratuita permitirá enviar hasta 100 facturas electrónicas anuales, si lo superas, necesitarás un software de pago.
- Usar el sistema Verifactu será obligatorio, y conlleva incluir en las facturas un código QR para mejorar la trazabilidad de la factura electrónica. Servirá para comprobar que quien emite la factura está de alta y que ha remitido la misma a Hacienda. El cliente podrá saberlo escaneando el código.
- Se acabó hacer cambios en las facturas una vez emitidas, éstas llevarán una huella digital que permitirá identificar cualquier alteración en los datos originales. (Por lo que se acabó facturas a mano, o en word, excell, canva…. )
- Tras cada envío se recibirá y hay que procesar la respuesta de Hacienda. Si hay errores nos informará sobre cuales son, y sólo si están correctos proporcionarán un código seguro de verificación.
- El envío de registros y la recepción de la respuesta la puede realizar el autónomo o un representante autorizado, un apoderado.
- Todos los registros de facturación deben ser firmados electrónicamente para asegurar su autenticidad.
- Cada registro va a llevar la fecha y hora de su generación
- Antes de crear un nuevo registro el sistema comprobará que el último está correctamente encadenado y que su fecha y hora no son mayores en más de un minuto que las actuales.
- Hay que poder almacenar los registros de facturación, que deben estar accesibles y legibles durante el periodo legal de conservación.
- Los registros se envían en formato XML, pero igualmente se han de poder emitir las facturas en formato pdf. De hecho durante los primeros 12 meses se debe enviar también el pdf acompañando la factura electrónica. Ya que puede ocurrir que el emisor ya esté obligado a factura electrónica pero el receptor no.
- El destinatario de una factura tiene 4 días NATURALES para informar de la aceptación o rechazo, del pago y su fecha.
Lo que aun no se ha publicado es el Reglamento que desarrolle la famosa Ley Crea y Crece, y es a partir de la publicación de éste cuando será obligatorio que las transacciones entre empresas se documenten en una factura electrónica que será enviada a Hacienda en el mismo momento de su emisión.
Este envío inmediato no será obligatorio aun,
Se espera un plazo más largo para que los autónomos puedan implementar la factura electrónica, se cree que será para 2027.
Plazos para Implantar la Factura Electrónica
Aquí te dejo una guía de los plazos establecidos para la implementación de la factura electrónica, dependiendo de los ingresos anuales de cada empresa o autónomo:
- Las empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán de plazo un año desde que se publique el Reglamento de la Ley Crea y Crece.
- Las de menos de 8 millones de euros tendrán un plazo de 24 meses.
Así que aunque se publicara en 2024 el Reglamento, si eres autónomo no tendrías que empezar con la factura electrónica hasta 2028.
Pero ojo, con el sistema Verifactu sí tendrás que empezar mucho antes, primer semestre del 2025.
El mismo software que adquieras para poder emitir ya con el sistema verifactu, te permitirá luego, cuando llegue el momento, emitir la factura electrónica.
¿Cómo Prepararte para la Factura Electrónica?
Como ves no hay que entrar en pánico cuando se anuncie por todas partes que empieza la «factura electrónica», hay tiempo.
Hay tiempo para la factura electrónica obligatoria entre autónomos y empresas, pero el tiempo es muy corto para dejar atrás facturar a mano o en word, excell….etc
La fecha de fin del papel y uso de plantillas actualmente es 30/06/2025
Aunque se espera que aumenten el plazo a todo el año 2025.
Es imprescindible empezar a utilizar un software de facturación.
En este momento son de muy fácil uso, pero como ves por lo indicado anteriormente, la cosa se va a complicar. Es muy recomendable usar ya un software de facturación compatible con Verifactu para ir practicando antes de su obligatoriedad.
Va a ser necesario manejarse bien con un software, la parte más difícil puede ser pasar de hacer una factura a mano o en Word, Excell, Canva…. a hacerlo en un programa de facturación.
Si ya utilizas un software de facturación, la transición a Verifactu te será mucho más sencilla. Y recuerda, como siempre te digo: ¡trabajo inteligente, no duro!
Preguntas Frecuentes sobre la Factura Electrónica
Para resolver tus dudas más comunes sobre este tema, aquí tienes algunas respuestas clave:
- ¿Cuándo será obligatoria la Factura Electrónica para autónomos?
Los autónomos tendrán hasta 2027 para implementar la factura electrónica bajo el sistema Verifactu, pero el sistema Verifactu será obligatorio antes, ya en el segundo semestre del 2025. - ¿Qué es Verifactu y cómo afecta a las empresas pequeñas?
Verifactu es el sistema gratuito que Hacienda ha lanzado para facilitar la facturación electrónica. Las empresas con menos de 100 facturas al año podrán usarlo sin coste, aunque aquellas con mayores volúmenes necesitarán un software especializado. - ¿Qué sucede si cometo un error en la factura electrónica?
En caso de error, Hacienda notificará y proporcionará detalles para corregir el problema. Solo cuando la factura esté correcta se te otorgará un código seguro de verificación. - ¿Cuánto tiempo debo conservar los registros de facturación?
Los registros deben mantenerse accesibles y legibles durante el periodo de conservación legal, aunque esto puede variar según el tipo de empresa y la normativa específica.
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