🚀 Verifactu y la Nueva Normativa de Facturación en España | ¿Cómo Adaptarte?
¿Has oído hablar del sistema Verifactu y no sabes si te afecta o qué tienes que hacer? Con la llegada del sistema Verifactu, muchos autónomos y pequeños comercios están llenos de dudas.
Recibo múltiples preguntas de los clientes:
- ¿Voy a tener que emitir las facturas en el momento?
- ¿Si estoy en recargo de equivalencia también tengo que adaptarme?
- ¿Y si solo tengo un piso alquilado?
Si eres autónomo o tienes una pyme, esto te interesa. Verifactu va a cambiar la forma en que emitimos facturas en España. Pero no te preocupes, porque lo que parece un lío, con un poco de información, se entiende fácil. En esta entrada te explico, con claridad y ejemplos, quién tiene que adaptarse a Verifactu y por qué.
Índice de Contenidos
¿Qué es el sistema Verifactu?
Es una nueva obligación que impondrá Hacienda a autónomos y empresas que a emitan facturas con un software.
Este sistema permitirá que las facturas se verifiquen en Hacienda al emitirlas.
El objetivo no es que factures más rápido, sino que la información sea veraz, trazable y no manipulable.
No es un programa: es una forma de cumplir con el Reglamento de Facturación.
¿Cómo funciona?
Si usas un software para facturar, tendrás que usar un software de facturación adaptado a este sistema. Este software generará un código QR y un hash que garantizan que la factura no se ha alterado, y envía automáticamente la información a Hacienda.
Una pregunta recurrente: ¿Tengo que emitir facturas en tiempo real?
Una de las dudas más comunes es si, con la entrada del sistema Verifactu, será obligatorio emitir facturas justo en el momento de prestar el servicio. Y la respuesta es: no hace falta que la hagas en tiempo real. No es necesario emitir la factura en el momento exacto en que se presta el servicio.
Puedes emitir las facturas después pero teniendo en cuenta los plazos del Reglamento de facturación:
- Si es a una empresa o profesional: la factura debe emitirse en el momento o antes del día 16 del mes siguiente.
- Si es a un particular no hay plazo, lo normal es hacerlo al momento o lo antes posible.
Importante: indicar fecha de emisión que será la del momento en que estés haciendo la factura y la fecha real del servicio (la fecha de operación).
El sistema Verifactu no exige velocidad, exige veracidad.
El sistema Verifactu tiene dos modalidades:
1. Verifactu sin envío automático a Hacienda (obligatoria para todos)
- La factura se genera con un software que cumple los requisitos del reglamento.
- Se incluye un código QR y un código identificativo en cada factura, para que Hacienda pueda verificarla si lo necesita.
- No se envían los datos automáticamente a Hacienda, pero el programa registra la factura de forma inalterable (esto es lo que se llama “registro de eventos”).
- Es el modo mínimo obligatorio.
2. Verifactu con envío automático a Hacienda (opcional)
- Aquí sí se envían los datos automáticamente a la AEAT tras emitir cada factura.
- Es una opción voluntaria, que algunas personas elegirán por comodidad o por recomendación de su asesoría.
- Hacienda podría incentivarlo en el futuro (por ejemplo, dando plazos de presentación más flexibles o menos requerimientos).
“Cuando entre en vigor Verifactu, sí será obligatorio usar un programa adaptado, pero tú decidirás si quieres o no enviar los datos automáticamente a Hacienda. Eso sí, el programa tiene que generar un código QR y dejar constancia de que la factura no se puede modificar.”
Casos especiales
Hay situaciones que generan muchas dudas, porque parece que no entran dentro del sistema Verifactu… pero ¡ojito!, que no siempre es así.
¿Un comercio en recargo de equivalencia tiene que emitir factura?
✅ Sí, aunque no esté obligado por el IVA, sí lo está por el IRPF.
📌 ¿Por qué?
Aunque el recargo de equivalencia exime al comerciante de presentar el IVA (porque se le aplica el recargo directamente en las compras), eso no lo exime de tributar por IRPF si es persona física.
Y para poder declarar tus ingresos en el IRPF, tienes que tenerlos documentados con facturas, aunque sean simplificadas, (los antes llamados tickets) y sí, éstas también deben estar adaptadas.
Además, si el cliente te lo solicita, estás obligado a emitir factura, incluso estando en recargo. Y claro, una vez entre en vigor la norma tendrás que tener un software que te permita emitir la factura adaptada a este nuevo sistema. O usar un sistema manual, tipo word, excel, canva…
Comercios en recargo de equivalencia:
Uno de los casos que más dudas genera es el de los comercios en recargo de equivalencia. Vamos a ver en qué situaciones están obligados y cuándo no.
- Si tributan por IRPF (estimación directa), deben justificar ingresos y emitir facturas.
- Si emiten factura con software, deberán adaptarse.
- Los comercios en módulos como no están obligados a emitir factura no se verían afectados, salvo que alguien se la pidiera, en cuyo caso tendrá que estar adaptada si hace la factura con un software. Si la hace a mano o en un word…etc, seguirá siendo una opción válida.
Alquileres:
El mundo del alquiler también plantea dudas sobre la obligación de adaptarse. La clave está en quién es tu inquilino y si estás obligado a emitir factura.
- Alquiler de vivienda a particulares: no afecta este nuevo sistema.
- Alquiler a empresas/autónomos: sí requiere factura con IVA/IRPF → sí afecta, si emites la factura con un software. Pero puedes seguir haciendo facturas a mano o en una plantilla que no sea un software de facturación.
Factura simplificada vs completa:
Otra duda habitual es si todas las facturas, incluidas las simplificadas, deben adaptarse. SI, las facturas simplificadas también deberán adaptarse a Verifactu, llevarán ese código QR.
Recuerda cuando puedes hacer facturas simplificada, que por ejemplo permita no identificar al cliente con su DNI, dirección….
- Factura simplificada: hasta 400 €, o hasta 3.000 € en comercio minorista. (IVA incluido)
- Si el cliente lo pide o se supera ese importe: factura completa.
- Si se emite factura, de cualquier tipo, con un software, debe cumplir con la norma Verifactu.
El sistema Verifactu no es el enemigo, es tu aliado
El sistema Verifactu no llega para complicarte la vida, sino para ayudarte a hacer las cosas bien desde el principio. Es una herramienta pensada para dar transparencia, evitar errores y proteger tu negocio frente a posibles sanciones.
Si estás obligado a emitir facturas, tendrás que elegir cómo hacerlas. O a mano, con plantilla… y entonces no hay novedad.
O usando un software de facturación, en cuyo caso te tienes que asegurar que cumpla con el sistema Verifactu. Cuanto antes te adaptes, más tranquilo/a estarás… y más profesional parecerás.
Es una herramienta que te ayudará a hacer bien las cosas desde el principio. No es un castigo, es una forma de proteger tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre el sistema Verifactu
¿Qué es exactamente el sistema Verifactu?
➡️ Es un sistema que establece los requisitos que debe cumplir un software de facturación, que entre otras cosas permitirá que a través de un código QR se pueda leer los datos básicos de una factura y así Hacienda conozca su existencia.
¿El sistema Verifactu es un programa?
➡️ No, no es un programa como tal. Es una forma de facturar que deben cumplir los programas. Por eso, tendrás que usar un programa que esté adaptado al sistema Verifactu.
¿Cuándo será obligatorio?
➡️ Todavía no hay fecha definitiva, se espera que sea en enero del 2026 para sociedades y en julio del 2026 para autónomos . La idea es ir adaptándose desde ya para no pillarse los dedos.
¿Puedo seguir haciendo facturas en Word o Excel?
➡️ Si, Hacienda ha confirmado que es posible siempre que lo uses como si fuera una «máquina de escribir», sin que la uses tipo software de facturación.
Me va a inspeccionar Hacienda más si uso Verifactu?
➡️ No, al revés: Hacienda verá que estás haciendo las cosas bien y con transparencia. Lo que quiere es evitar el fraude, no castigar a quien cumple.
¿Tengo que enviar todas mis facturas a Hacienda automáticamente?
➡️ No, es una opción. Si elige modo Verifactu se envían. Hay que matizar que no es exactamente el envío de la factura, pero sí de los registros de la factura. En cualquier caso el software lo hará automáticamente. Ocúpate sólo de elegir uno que tenga en cuenta la novedad Verifactu.
¿Y si me equivoco en una factura emitida con el sistema Verifactu?
➡️ No se puede borrar ni modificar. Hay que hacer una factura rectificativa, igual que marca el Reglamento de Facturación. El programa suele ayudarte a hacerlo bien.
¿Y si no uso Verifactu cuando sea obligatorio?
➡️ Puede haber sanciones por no adaptarse. Además, no usarlo puede considerarse un indicio de intento de fraude si haces muchas ventas en efectivo, por ejemplo.
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