Para entender por qué estamos escuchando tanto hablar de este tema, qué es VeriFactu y cómo funciona, lo primero es entender cómo funciona la facturación a día de hoy.
Índice de contenido
Qué es VeriFactu y cómo funciona: Lo que realmente llega a Hacienda ahora (y lo que no)
Mucha gente cree que cuando envía las facturas a su asesoría o gestoría, esta envía esas facturas directamente a Hacienda.
Y no, eso no ocurre.
Lo que se envía son números:
- la suma de ingresos y gastos (para IRPF),
- y la suma del IVA repercutido y soportado (para el Modelo 303).
No se envían las facturas una a una, salvo en el SII, que solo afecta a un porcentaje muy pequeño de empresas.
Esto significa que Hacienda no puede comprobar en tiempo real si los cálculos que has hecho en tus declaraciones coinciden con todas las facturas emitidas.
Por eso, cuando tienen dudas, realizan los famosos Requerimientos de información, donde sí piden los libros y las facturas. Pero esto es lento y costoso, así que solo lo hacen con una minoría.
El problema real: las facturas que existen… pero no se declaran
Con este sistema tan limitado, hay negocios que, aunque te entreguen factura, no la declaran nunca.
Ese IVA que te están cobrando no llega a Hacienda.
Y sí, este fraude existe. Más del que te imaginas.
Hacienda hoy no puede cruzar todas las facturas que se emiten. Y los métodos que tienen, como el Modelo 347, solo detectan discrepancias cuando superan los 3.000€ anuales por cliente o proveedor.
Todo lo que queda por debajo de esa cifra es, para la Administración, prácticamente invisible.
Aquí es donde aparece VeriFactu
Con la tecnología actual, Hacienda ya puede recibir información de facturas de forma automática.
Y eso es exactamente lo que permite la nueva normativa de software de facturación certificado.
Pero no es obligatorio enviar las facturas a Hacienda (al menos, ahora mismo).
Lo que sí será obligatorio es que tu software cumpla las nuevas condiciones técnicas a partir de:
- 1 de enero de 2026 → Sociedades
- 1 de julio de 2026 → Autónomos
Si usas Word, Excel, Canva o facturas a mano, Hacienda no puede recibir esas facturas.
Y aunque sigue siendo legal emitirlas así, pueden entender que la causa de no usar un software es la ocultación de facturas.
Qué tienes que revisar en tu software
Tu programa debe darte una Declaración Responsable, donde se certifica que está registrado en Hacienda como software válido.
Y debe permitirte emitir facturas con el código QR obligatorio.
Qué hace ese código QR exactamente
Este QR aparece en la parte superior de la factura (preferiblemente centrado o a la izquierda, aunque puede ir también a la derecha si es visible).
Cuando un cliente lo escanea, se abre un enlace oficial de la Agencia Tributaria y aparece uno de estos mensajes:
1. “Factura encontrada”
→ Significa que el emisor usa la modalidad VeriFactu y la factura fue enviada automáticamente a Hacienda.
Cuando alguien escanee tu QR y vea «Factura encontrada», verá también tu compromiso con la legalidad.
2. “Factura no verificable”
→ Significa que el emisor aunque use un software legal validado VeriFactu, ha decidido no enviar la factura a Hacienda.
→ Es un mensaje totalmente legal, pero indica que Hacienda no tiene esa factura registrada.
Este mensaje exacto es:
“Factura no verificable. Esta factura ha sido expedida por un sistema informático de facturación que NO es VERI*FACTU…, por lo que no se puede verificar, si bien esa información puede servir de ayuda a la Agencia Tributaria en el desempeño de sus tareas de control del cumplimiento tributario.”
…puede que empiecen a hacerse preguntas.
No porque sea ilegal, sino porque transmite lo que nadie quiere proyectar: opacidad.
Por qué alguien podría emitir facturas con QR pero no enviarlas a Hacienda
Puede haber dos motivos:
1. Un motivo técnico
Para enviar una factura a Hacienda se necesita conexión a internet en ese momento. Si no la hay, no se puede hacer el envío.
2. Un motivo «poco transparente»
Un emisor puede usar software legal, generar QR…
pero que oculta las facturas, no las declara.
Y es arriesgado, porque si su cliente escanea la factura, Hacienda recibe cuatro datos básicos:
- NIF del emisor
- fecha
- número
- importe total
Si más adelante Hacienda le pide las facturas y no entrega esa factura concreta, la discrepancia queda clara. Aquí entiendes qué es VeriFactu y cómo funciona.
Qué es VeriFactu y cómo funciona: Qué ve Hacienda si trabajas en No VeriFactu
Mientras nadie escanee el código QR:
- Hacienda no recibe nada
- Ni sabe que esa factura existe
- Ni puede cruzarla automáticamente
Solo podrá detectarla si inicia un requerimiento o si alguien la escanea.
Por eso, desde el punto de vista de control tributario, es un sistema muy limitado.
Por qué Hacienda prefiere claramente el envío VeriFactu
No es obligatorio.
Pero sí es evidente que lo prefieren porque:
- les llega información en tiempo real,
- detectan facturas que no se declararían,
- y cruzan datos mucho más rápido.
No es casualidad que en los periódicos ya se estén publicando noticias sobre más vigilancia para quienes no hagan el envío VeriFactu.
La decisión final es tuya: MODO VERIFACTU O MODO NO VERIFACTU
VeriFactu te permite demostrar transparencia y cumplimiento.
Cuando alguien escanea tu factura y ve “Factura encontrada”, queda claro que cumples.
Si no eliges enviar las facturas, verán “Factura no verificable”, que no es ilegal, pero sí transmite peor imagen en algunos sectores y deja más trabajo en manos de Hacienda y de ti si hay comprobaciones.
Ahora bien, a día de hoy no parece que haya razones suficientes para optar por un cambio radical como es el de enviar las facturas a Hacienda en tiempo real. Ya es bastante cambio el código QR y las limitaciones de no poder modificar fácilmente una factura.
Recuerda, si eliges MODO VERIFACTU ya tienes que seguir así el resto del año.
Si eliges MODO NO VERIFACTU, puedes en cualquier momento pasarte al modo de envío de facturas a Hacienda.
Preguntas frecuentes sobre qué es VeriFactu y cómo funciona (FAQ)
1. ¿Qué es VeriFactu y cómo funciona?
VeriFactu es el sistema que marca cómo deben funcionar los programas de facturación en España para garantizar que las facturas son íntegras, trazables e inalterables.
Dentro de ese sistema, si tú quieres, tu software puede además enviar a Hacienda los registros de tus facturas en el momento de emitirlas.
2. ¿Es obligatorio usar VeriFactu?
No. Lo obligatorio es que tu software cumpla la normativa.
El envío automático de facturas (modo VeriFactu) es voluntario.
3. ¿Puedo seguir usando Word o Excel para facturar?
Legalmente sí, ninguna ley lo prohibe, pero dan una peor imagen profesional, porque cada vez más clientes esperan recibir facturas generadas con un programa real de facturación, con su código QR.
4. ¿Qué diferencia hay entre VeriFactu y no VeriFactu?
- VeriFactu: se envía la factura automáticamente a Hacienda.
- No VeriFactu: la factura se emite normalmente, con QR, pero sin envío automático.
Ambos son legales, pero funcionan distinto.
5. ¿Qué veo cuando escaneo el código QR de una factura?
Depende del modo:
- VeriFactu: “Factura encontrada” (está registrada en Hacienda).
- No VeriFactu: “Factura no verificable” (Hacienda no tiene esa factura, solo los 4 datos del QR si lo escaneas).
6. ¿Dónde debe colocarse el código QR en la factura?
En la parte superior de la primera página.
Preferiblemente centrado o a la izquierda, aunque también puede ir a la derecha si está claramente visible.
7. ¿Qué información recibe Hacienda si no uso VeriFactu?
Nada automático. Solo recibe cuatro datos (NIF, fecha, número, importe) si alguien escanea el QR.
8. ¿Puedo cambiar de no VeriFactu a VeriFactu a mitad de año?
Sí. Puedes empezar el año en modo no VeriFactu y pasarte a VeriFactu cuando quieras.
Eso sí: una vez entras en VeriFactu, debes mantenerte hasta final de año natural.
9. ¿Puede un software válido no enviar las facturas a Hacienda?
Sí. El software puede ser 100% legal y emitir facturas con QR, pero el emisor puede elegir no usar VeriFactu. (Ojo, hay software que no te dan las dos opciones, que si emites tiene que ser necesariamente en Modo de envío a Hacienda).
Es legal, pero menos transparente.
10. ¿Por qué Hacienda quiere recibir las facturas?
Porque así puede detectar facturas que no se declaran, evitar fraude y cruzar datos de forma más rápida, sin depender de requerimientos lentos.
11. ¿VeriFactu afecta también a autónomos exentos de IVA?
Sí. La obligación del QR y del software válido es independiente del IVA.
12. ¿Qué es la Declaración Responsable del software?
Es un documento que debe darte el proveedor y que certifica que su programa está registrado en la Agencia Tributaria como software válido.
13. ¿Todas las facturas llevan QR?
Sí, salvo las totalmente electrónicas estructuradas (XML específicos).
Las facturas visuales (PDF, papel, tickets…) deben llevar QR. Salvo que sean hechas sin un programa de facturación.
14. ¿Qué pasa si emito una factura a mano?
La factura es válida, pero no lleva QR y tendrás que registrarla después en tu software.
No es recomendable.
15. ¿Qué pasa si mi software no está adaptado a tiempo?
A partir de 2026 podrías tener problemas:
- sin QR,
- sin trazabilidad,
- sin conservación certificada,
- y posible sanción si incumple requisitos.
16. ¿Por qué habría alguien que no quiere usar VeriFactu?
Por desconocimiento o por ocultación.
Pero si ya cumples, no tienes nada que ocultar y el envío directo te da tranquilidad y buena imagen.
👉 “¿Qué dice el QR de tus facturas sobre ti?” Claridad u opacidad?
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