Cómo se deben registrar los Ingresos según Hacienda

Empieza el 2023 facturando correctamente

Los libros Registro de Ingresos:

Si estás de alta en Hacienda con una actividad en Estimación Directa, tendrás que tener un Libro Registro de Ingresos, que luego habrá que llevar a tus declaraciones trimestrales y la anual, la Declaración de la Renta.

Para elaborar ese libro registro de ingresos necesitaremos disponer de facturas emitidas, que pueden ser simples (lo que antes se llamaban tickets) o completas.

Si estás en Estimación Directa, siempre tendrás que emitir factura para poder cobrar, aunque no te la pidan. Esa factura puede ser simplificada que no lleva la identificación del destinatario (siempre que el importe no supere los 400 euros), por lo que si vendes objetos de bajo importe podrás usar una máquina registradora o similar para registrar cada venta. En el libro registro de ingresos podremos anotar únicamente el resumen del día, pero debes tener algo donde figure cada operación que llevó a ese ticket o factura resumen (Hacienda podría pedirlo)

Estás obligad@ a conservar esos documentos durante al menos 4 años (en la práctica más porque los 4 años se cuentan desde que finalizó el plazo para presentar la declaración de renta, de manera que por ejemplo lo de este año 2022, que se declarará hasta finales de junio del 2023, habrá que guardarlos hasta julio del 2027)

Así que los «rollos» que sacas de tu máquina registradora hay que guardarlos.

Si no tienes máquina registradora puedes igualmente hacerlo en un programa de facturación.

Si haces venta necesitarás un software que te permita controlar tu stock, tendrás que llevar un inventario de la mercancía (controlar en todo momento cuánto entró en tu almacén, qué sale cada día y por tanto tus «existencias» en cada momento).

Ojo porque lo que se anota en el libro registro de IRPF es la variación de existencias, y esa variación debe estar justificada por el contribuyente. Deberás tener un listado de mercancía al inicio y al final del año.

Esta variación de existencias es muy importante, ya que de ella depende el margen comercial de tu actividad.

Si no conoces tus existencias reales, no sabes si ganes o no.

El margen comercial con un importe de existencias equivocado puede dar lugar a revisión de Hacienda.

Si facturas servicios te será más fácil, puedes abrir una factura simplificada diaria y por cada servicio que hagas ir registrando una linea en la factura. Esas líneas deben ir numeradas y ser correlativas en todas las facturas simplificadas que emitas. (cada linea que anotes sería equivalente a un ticket)

En el libro registro de ventas para Hacienda bastará con registrar por día el importe total, pero debe existir esa factura que contenga registrada cada operación. Eso siempre que no supere cada servicio lsos 400 euros, que es cuando se puede hacer factura simplificada y se permite hacer en el libro registro un asiento resumen diario que contenga la suma de las operaciones simplificadas de ese día.

Si supera los 400 euros tendrás que hacer factura individual donde identifiques al destinatario de la operación.

Esta obligación de expedir factura la tienes siempre, cualquiera que sea el régimen de iva en el que estés, también si estás en recargo de equivalencia.

Y siempre las facturas deben ir correlativas, número y fecha de emisión.

Fecha y número deben existir siempre en las facturas.

Si tienes obligación de emitir factura a efectos del IVA, debe figurar siempre la base imponible, el tipo impositivo y la cuota de iva además del importe total de la factura.

Si eres un profesional que debe aplicar retención en sus facturas ( ver el post:

recuerda que siempre debe ir el tipo de retención aplicable y la cantidad retenida.

Si tu actividad incluye materiales y mano de obra, en el concepto que pongas en la factura debes diferenciar qué parte de lo que cobras es aportación de material y qué parte mano de obra.

No vale conceptos generales como «pintado de fachada» o «arreglos varios»

AUTOCONSUMOS:

cuando tú mismo o familiares… consumáis productos, piensa que se han registrado como gasto, y por lo tanto lo correcto es registrar el ingreso correspondiente como si lo hubiese vendido a otros.

De no hacerlo tu beneficio no sería real, y el margen comercial va a salir diferente. Márgenes inferiores al normal del sector según Hacienda dará lugar a comprobaciones de ésta.

IMPUTACIÓN TEMPORAL:

Recuerda que los ingresos y gastos se registran según la fecha de las facturas, da igual cuando se cobre o pague. Salvo que se haya elegido el «criterio de caja». Que es una opción que existe, tanto para IRPF como para IVA, útil cuando hay mucha distancia de tiempo general entre la emisión y el cobro. Aunque dificulta administrativamente el control. Los autónomos no tienen que llevar un control de cobros y pagos, eso a Hacienda no le importa justamente porque los ingresos se consideran como tales cuando se facturan y los gastos cuando se dispone de la factura para poder deducirlos.

En cambio si se elige el criterio de caja, sí hay que llevar el contro de cuando se cobra o paga, porque sólo en ese momento se condiera a efectos del pago de los impuestos.

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“Este contenido ha sido creado el 15/02/2022, y actualizado el 13/10/2022, se encuentra protegido por derechos de autor desde ese momento a favor de Begoña Fernández Enríquez.

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