Un cliente me dice que va a comprar una casa y una parte de ella la va a dedicar a oficina de su actividad. Para aprovechar todas las ventajas fiscales debe seguir una serie de pasos muy concretos.
A lo largo de esta guía verás, de forma práctica y sin tecnicismos, cómo deducir gastos trabajando desde casa y qué documentos necesitas conservar por si Hacienda llama a tu puerta.
Índice de contenidos
Para deducir gastos trabajando desde casa: Comunica la afectación en el modelo 037
Lo primero que hay que hacer si queremos deducir algo de gasto por ello en los impuestos, es comunicar a Hacienda la nueva dirección fiscal, y que una parte de la casa va a ser lo que llama «local afecto», indicando el porcentaje que se va a destinar a la actividad económica. Lo harás a través de un modelo 037.
Por lo tanto, el primer movimiento es notificar a la Agencia Tributaria que parte de tu vivienda se destina a la actividad. Se hace mediante el modelo 037 (o 036) y se indica la superficie afectada. Ese porcentaje servirá luego para prorratear los gastos de titularidad del inmueble.
Hacienda suele entender entre el 20 y 30% razonable y es en ese porcentaje en el que podremos deducirnos los gastos asociados.
Ejemplo rápido:
Vivienda de 100 m² con un despacho de 20 m² → afectación 20 %. Es decir, en un piso de 100 metros trabajas en una habitación de 20 metros, pues pondrás un 20% de afectación de tu vivienda a la actividad para deducir gastos trabajando desde casa.
Los gastos que podrás deducir son: Intereses de la hipoteca, amortización del inmueble, el IBI, tasas de basura, recibo de comunidad….
Gastos de titularidad del inmueble
Tú indicarás en el modelo 037 qué porcentaje destinas a la actividad (mira el total de metros de tu vivienda, y mide la parte que usas para tu actividad. Ejemplo, piso de 100 metros trabajas en una habitación de 20 metros, pues pondrás un 20% de afectación de tu vivienda a la actividad).
Si pones que destinas un 15% por ejemplo, pues podrás deducirte el 15% de los intereses, del IBI….
Una vez presentada la declaración censal podrás aplicar el porcentaje de afectación sobre:
- Intereses de la hipoteca
- Amortización del inmueble (hasta el 3 % anual sobre valor de construcción)
- Seguro del hogar, IBI y tasa de basuras
- Cuotas de comunidad
Así, si declaraste un 20 % de afectación, solo computarás un 20 % de cada recibo.
Para deducir gastos trabajando desde casa de reformas y equipamiento del despacho
Si realizas obras de acondicionamiento del despacho, podrían ser deducibles, tanto el gasto como la cuota del IVA, siempre que en la factura quede muy claro que se trata de reforma, o ampliación de la zona donde se realiza la actividad. En consecuencia podrás deducir gastos trabajando desde casa de esta reforma o ampliación.
Si la reparación o reforma es del total de la vivienda, podrás deducirte como gasto la parte proporcional del despacho.
El IVA sólo te lo podrás deducir en proporción sólo si se considera bien de inversión la reforma, lo que supone varios requisitos, que se trate de una mejora… y entre ellos que la factura supere los tres mil euros.
También podrás deducirte los gastos y cuotas de IVA que se originen por la compra del equipamiento del despacho, como mobiliario, ordenadores, etc.
Cuando acondicionas tu zona de trabajo, las facturas de obra o mobiliario son deducibles:
- Reforma parcial (< 3.000 €): gasto + IVA deducibles al porcentaje de superficie.
- Bien de inversión (≥ 3.000 € y mejora sustancial): puedes deducir el IVA completo y regularizar durante cinco años.
- Equipamiento exclusivo (ordenador, impresora, escritorio): 100 % deducible si solo lo usas en la actividad.
Suministros: reglas IRPF y novedades en IVA para deducir gastos trabajando desde casa
En cuanto a los suministros (electricidad, agua, gas, aire acondicionado, teléfono….), tras la ley de autónomos desde el año 2018, puedes deducirte el 30% de la parte destinada a la actividad.
Es decir, si dijiste que el 20% de tu vivienda lo usas como oficina, te podrás deducir el 6% de la factura de la luz, agua, ….etc
Eso sí, siempre con factura y que esté a tu nombre!!!
Y ojo, esto es en relación con el IRPF. Novedad introducida por la Ley de Autónomos.
Pero….
El IVA siguió igual:
- No se podía deducir el IVA soportado en los gastos de luz, agua, teléfono….
- Ni siquiera en proporción a la afectación del inmueble
Esto fue así hasta el año 2023, concretamente en julio, una sentencia del TEAC estableció que sí se puede deducir el IVA de las facturas de suministros de la vivienda en la que una parte se destina a actividad económica.
El Tribunal Económico-Administrativo Central reconoció en 2023 que el IVA de esos suministros también es deducible de forma proporcional a la superficie destinada a la actividad. Si el impuesto de tu factura eléctrica asciende a 21 € y afectas un 20 %, podrás consignar 4,20 € como IVA soportado.
Puedes deducir gastos trabajando desde casa de manera proporcional a su utilización a efectos de las actividades empresariales que se lleven a cabo.
Ejemplo, factura de luz con una base imponible de 100 euros, y supongamos para simplificar que son 21 euros de iva
Si has puesto en tu modelo 037 que destinas un 20% de la vivienda a tu actividad, te podrás deducir como iva soportado de esos 21 euros el 20%, sólo 4,20 euros.
Deducir gastos trabajando desde casa si tu vivienda-oficina es de ALQUILER
No te podrás deducir el % de afectación si no tienes un contrato mixto, que diferencie entre la parte destinada a vivienda habitual y la parte destinada a oficina.
Tendría que figurar por ejemplo así, un 70% alquiler de vivienda y un 30% alquiler de local.
Otra opción es tener dos contratos, uno de vivienda y otro de alquiler de local de actividad económica. Y ojo, el alquiler de local lleva IVA y retención a diferencia del de vivienda.
Por lo tanto, para deducir gastos trabajando desde casa en régimen de alquiler necesitas un contrato mixto o dos contratos separados: uno de vivienda habitual (sin IVA) y otro de local de negocio (con IVA y retención). Sin esa separación, la deducción del alquiler resulta prácticamente imposible. Negocia con el propietario —sobre todo si es empresa— antes de firmar.
Como ves, deducirte por el gasto por alquiler…. muy difícil, poco probable que el propietario de la vivienda quiera hacerte dos contratos, pero no lo descartes sobre todo si el propietario es una empresa, entonces no le importará tener que aplicar IVA, y sí podrías conseguir un contrato mixto.
Documentación imprescindible para deducir gastos trabajando desde casa
Para deducir gastos trabajando desde casa sin sorpresas, tu mejor seguro es un pequeño archivo ―físico o digital― donde guardes todo bien ordenado. Además de las facturas a tu nombre, incluye:
- Plano o croquis de la vivienda. Dibuja (aunque sea a mano) la distribución y señala con claridad la zona afectada. Indica los metros cuadrados y, si puedes, acompáñalo de fotos fechadas: a la hora de justificar la afectación, una imagen vale más que mil palabras.
- Copia del modelo 037 actualizado. Imprime el resguardo de presentación o descarga el PDF sellado por la Sede Electrónica. De este modo demuestras que notificaste a Hacienda la parte de tu casa dedicada a la actividad antes de empezar a prorratear gastos.
- Contrato mixto de arrendamiento (cuando procede). Si vives de alquiler y negociaste el famoso contrato “70 % vivienda / 30 % oficina”, guarda la copia firmada por ti y por el propietario. Aporta aún más tranquilidad acompañarlo de los recibos donde se distinga qué parte lleva IVA.
Mantener esta carpeta al día te permitirá responder con solvencia ante cualquier requerimiento y, sobre todo, dormir tranquilo sabiendo que todo encaja.
Resumen operativo para deducir gastos trabajando desde casa
Para no perderte entre tantos porcentajes, apunta esta hoja de ruta y revísala cada enero:
- Presenta el modelo 037 indicando la superficie afectada. Sin ese paso, nada de lo demás tiene validez.
- Prorratea los gastos de titularidad (hipoteca, IBI, comunidad…) usando exactamente ese porcentaje.
- Aplica el 30 % adicional a tus suministros en IRPF: luz, agua, internet o gas.
- Deduce el IVA de los suministros conforme al criterio TEAC de 2023, calculándolo sobre el mismo porcentaje de afectación.
- ¿Alquiler? Negocia un contrato mixto. Así podrás desgravar la parte “local” con su IVA y retención correspondientes.
Con estos cinco pasos claros y tu documentación en regla, verás lo fácil que resulta deducir gastos trabajando desde casa sin sobresaltos ni sustos fiscales de última hora.
No es un privilegio reservado a unos pocos entendidos
En definitiva, deducir gastos trabajando desde casa no es un privilegio reservado a unos pocos entendidos, sino un derecho al alcance de cualquier autónomo que organice bien su espacio, cumpla con los trámites y archive cada papel como corresponde; de este modo transformarás los metros de tu hogar en una ventaja fiscal real, ganarás tranquilidad frente a Hacienda y, lo más importante, liberarás recursos para seguir haciendo crecer tu proyecto con la confianza de quien sabe que lo está haciendo bien.
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