Desde que se publicó el Real Decreto 1007/2023, que regula el nuevo sistema Veri*factu, muchos autónomos se están haciendo la misma pregunta:
“¿Y ahora qué pasa con mis facturas en Word o Excel con Verifactu? ¿Tendré que dejar de usarlas?”
La confusión es comprensible. El reglamento habla de sistemas informáticos de facturación (SIF), pero no todo lo que se hace con un ordenador es un sistema informático.
Así que vamos a aclarar que pasa con las facturas en Word o Excel con Verifactu con calma y con ejemplos sencillos.
Índice de Contenidos
Qué es exactamente Veri*factu
Veri*factu es el sistema que va a aplicar la Agencia Tributaria para garantizar que las facturas emitidas con programas informáticos son íntegras, trazables y verificables.
👉 En la práctica significa que todos los programas de facturación tendrán que cumplir ciertos requisitos:
- registrar cada factura con un identificador único,
- guardar una “huella digital” o hash de cada emisión,
- impedir que se borren o modifiquen sin dejar rastro,
- y añadir un código QR y una leyenda indicando que es una factura verificable.
Pero ojo: esto solo se aplica a quienes emiten facturas mediante un sistema informático de facturación (SIF) por lo que en principio no le afectaría a las facturas en Word o excel con Verifactu.
Si necesitas más información acerca de Veri*factu puedes leer este articulo del Blog: Qué es Verifactu, cómo funciona y cómo prepararte si eres autónomo
No todo lo que usas en el ordenador es un SIF
Aquí está el quid de la cuestión.
Un SIF es cualquier programa o conjunto de programas que automatiza la gestión de la facturación.
Es decir, no solo imprime la factura, sino que procesa datos, numeraciones, totales, o genera libros de registro.
Por eso, la diferencia no está tanto en el programa (Word, Excel, Factusol, etc.), sino en cómo se usa.
Cuando un Word o un Excel no es un SIF
➡️ No es un SIF si lo usas como una simple herramienta ofimática, igual que una máquina de escribir:
- Abres un documento Word o una hoja de Excel.
- Escribes los datos de tu cliente, la fecha, el importe y el IVA a mano.
- Imprimes o guardas la factura como PDF.
- Y listo. Has emitido las facturas en Word o excel con Verifactu sin problema.
En ese caso, el archivo no está procesando ni automatizando nada: solo estás tecleando.
Por tanto, no necesitas adaptarte a Veri*factu ni poner código QR.
Cuando un Word o Excel sí podría ser un SIF
El problema aparece cuando ese mismo archivo empieza a “pensar por sí mismo”:
- si el Excel calcula automáticamente los totales e IVA,
- si genera la numeración correlativa de facturas,
- si guarda registros o libros con las facturas emitidas,
- o si usa macros o plantillas automáticas para exportar los datos a la contabilidad.
En ese momento, ya no es un documento ofimático, sino un sistema informático de facturación (aunque sea casero).
Y por tanto, sí entra en el ámbito de Veri*factu.
👉 Por tanto en las facturas en Word o excel con Verifactu, todo depende de cómo emitas tus facturas, no del programa en sí.
Qué pasa con las facturas a mano o en papel
Las facturas hechas a mano o con talonario impreso siguen siendo perfectamente válidas.
No se ven afectadas por Veri*factu porque no hay un sistema informático detrás.
Eso sí, deben cumplir los mismos requisitos de siempre:
- numeración correlativa,
- identificación del emisor y del cliente,
- base imponible, tipo e importe del IVA, etc.
Estas facturas no llevan código QR ni la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.
Ejemplo 1 — Facturas a mano o talonario
Si utilizas talonarios impresos o escribes la factura a mano:
- No hay sistema informático
- No hay automatización
➡️ No necesitas Veri*factu
✔ Siguen siendo válidas
❌ No llevan código QR
✔ Pueden convivir con facturas digitales
Ejemplo 2 — Facturas en Word “a máquina”
Si haces tus facturas en Word o Excel con Verifactu:
- escribes todo manualmente,
- no hay numeración automática,
- no se genera ningún libro con esas facturas…
👉 Eso es equivalente a una factura hecha a mano.
➡️ No es un SIF
➡️ No necesitas adaptarte a Veri*factu
➡️ No hay QR obligatorio
Ejemplo 3 — Facturas en Excel con fórmulas simples
Aquí entramos en terreno gris:
Si Excel solo suma o multiplica:
✅ Probablemente no es SIF
Pero ojo:
Si Excel lleva control de numeración, o agrupa datos para libros…
➡️ ya es un SIF
➡️ debe cumplir Veri*factu
📌 Recomendación:
Evitar automatismos para emitir facturas en Word o Excel con Verifactu si no quieres tener obligaciones adicionales.
Ejemplo 4 — Excel con macros, bases de datos o exportaciones
Esto es clave:
Si Excel hace cualquier acción automática relacionada con la facturación:
- calcula totales
- genera numeración
- guarda histórico de facturas
- exporta libros a la contabilidad
- utiliza macros o conexiones con bases de datos
➡️ SÍ eres un SIF
➡️ SÍ debes adaptarte a Veri*factu
➡️ SÍ necesitas código QR
➡️ SÍ hay registro de eventos y trazabilidad
💡 Una hoja de Excel “inteligente” es ya un programa de facturación.
Checklist rápido: ¿mi sistema es un SIF?
Marca ✅ lo que uses:
- ☐ Numeración automática
- ☐ Cálculo automático de totales e IVA
- ☐ Registro de facturas emitidas / libros de IVA
- ☐ Macros o automatismos (Excel)
- ☐ Exportación de datos a contabilidad
- ☐ Sistema impide borrar facturas sin dejar rastro
- ☐ Generación automática de QR
👉 Si has marcado 2 o más → Casi seguro que usas un SIF
👉 Si has marcado 4 o más → Tienes que adaptarte a Veri*factu
Si todo está en blanco:
➡️ Puedes seguir emitiendo las facturas en Word o Excel con Verifactu “a mano” o incluso con facturas a papel. (Aunque no te lo recomiendo, a día de hoy no tiene sentido seguir facturando de esa manera, planifica tu cambio a un software de facturación o como mínimo usa el gratuito de Hacienda).
Si llevas tiempo pensando en modernizar tu facturación, 2025 puede ser un buen momento para hacerlo sin estrés y dejar de hacer las facturas en Word o excel con Verifactu.
Cuadro resumen rápido
| Situación | ¿Es SIF? | ¿Debe adaptarse a Veri*factu? |
|---|---|---|
| Talonario manual (factura a mano) | ❌ No | ❌ No |
| Factura en Word sin automatismos | ❌ No | ❌ No |
| Excel con fórmulas simples (sumas o IVA) | ⚠️ Dudoso | ❌ Probablemente no |
| Excel con macros, numeración o bases de datos | ✅ Sí | ✅ Sí |
| Programa de facturación (Factusol, Holded, etc.) | ✅ Sí | ✅ Sí |
💡 Si dudas, piensa así: cuanto más “inteligente” sea tu archivo, más cerca está de ser un programa de facturación.
Qué pasa con el código QR
Solo las facturas emitidas con un sistema informático de facturación deben llevar código QR.
Las facturas manuales o las facturas en Word o Excel con Verifactu “a mano” no lo necesitan.
📌 Si sigues usando Word como máquina de escribir
→ No QR
📌 Si usas un software de facturación
→ QR obligatorio
Durante un tiempo convivirán facturas con QR y facturas sin él, y eso será totalmente normal.
Fechas clave de aplicación
| Tipo de contribuyente | Obligación desde |
|---|---|
| Sociedades (Impuesto sobre Sociedades) | 1 de enero de 2026 |
| Autónomos (IRPF) | 1 de julio de 2026 |
En resumen qué pasa con las facturas en Word o Excel con Verifactu
👉 Si haces tus facturas en Word o Excel como si fueran a máquina, no te afecta Veri*factu.
👉 Si usas un programa de facturación o un Excel con macros o automatismos, sí.
👉 Las facturas a mano o en papel seguirán siendo válidas.
Y aunque aún queda tiempo para adaptarse, conviene ir revisando desde ya qué sistema usas realmente para emitir tus facturas.
Así, cuando llegue 2026, no habrá sorpresas.
Consejillo de asesora en relación a las facturas en Word o Excel con Verifactu
Si haces pocas facturas y prefieres no complicarte, podrás usar la aplicación gratuita que ofrece la AEAT para emitir facturas con código QR directamente desde su web.
Y si prefieres ir paso a paso, mi recomendación es planificar la transición a un software adaptado durante 2025.
✋ ¿Necesitas ayuda?
En AsesoraEmprende te acompañamos en la transición a Veri*factu:
- Revisión de tu sistema actual de facturas
- Recomendación del software más adecuado
- Adaptación progresiva y formación práctica
📩 Contacto: info@asesoraemprende.com
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