Si eres autónomo, saber cómo deducir gastos un autónomo correctamente es clave para optimizar el pago de impuestos y reducir la base imponible en el IRPF. En este artículo te explicamos qué gastos puedes desgravar en 2025, los requisitos que exige Hacienda y cómo aprovechar al máximo las deducciones permitidas.
Índice de Contenidos
Requisitos para deducir gastos un autónomo
Para que un gasto sea deducible, debe cumplir con tres condiciones esenciales:
- Vinculación con la actividad: Solo se pueden deducir aquellos gastos necesarios para el ejercicio del negocio.
- Justificación documental: Es obligatorio contar con factura que incluya los datos fiscales del autónomo. Los tickets no son válidos en la mayoría de los casos.
- Registro contable: Deben estar correctamente anotados en los libros de gastos e inversiones.
Hacienda revisa estos aspectos en caso de inspección, por lo que es fundamental llevar un buen control contable para evitar problemas.
Principales gastos deducibles para autónomos en 2025
A continuación, te detallamos los principales gastos que puedes desgravar en tu actividad profesional.
1. Cuota de autónomos y Seguridad Social
El pago mensual a la Seguridad Social es 100% deducible. Esto incluye la cuota del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) o las aportaciones a mutualidades alternativas (para abogados, arquitectos, etc.).
2. Alquiler y suministros del local
Si el autónomo trabaja en un local alquilado, puede deducir la renta mensual y los gastos asociados (luz, agua, internet y comunidad). En el caso de trabajar desde casa, se pueden desgravar ciertos gastos como veremos más adelante.
3. Material y herramientas de trabajo
Los bienes necesarios para la actividad profesional son deducibles, incluyendo:
- Equipos informáticos y software
- Material de oficina (papelería, impresoras…)
- Herramientas y maquinaria específica
Si el coste de un bien supera los 300 €, su deducción deberá hacerse mediante amortización.
4. Gastos de vehículo y transporte
Deducir los gastos de un coche particular es complicado. Solo se pueden desgravar el 100% de los gastos si el vehículo es esencial para la actividad, como en el caso de transportistas, taxistas o comerciales.
Sin embargo, sí se pueden deducir:
- Transporte público (tren, avión, metro…)
- Peajes y parkings en desplazamientos de trabajo
- Kilometraje y dietas de viaje en casos justificados
5. Gastos de vivienda si trabajas desde casa
Si un autónomo trabaja desde su vivienda, puede deducir una parte proporcional de los gastos de la misma. Para ello, debe haber declarado esta circunstancia en Hacienda. Comunica previamente mediante un modelo 036 la existencia de una parte de tu vivienda afecta a la actividad. Pero ojo, ésto tiene sus peligros, te lo explico aquí: https://asesoraemprende.com/declarar-parte-de-tu-vivienda-como-oficina/
Las reglas son:
- Alquiler: NO se puede deducir el porcentaje del inmueble afecto a la actividad, necesitarías disponer de contrato de alquiler separado, tu vivienda y tu despacho.
- Suministros (luz, agua, internet, gas): Solo se permite deducir el 30% de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad.
Por ejemplo, si se usa un 20% de la vivienda como despacho, solo un 6% de los suministros podrá deducirse en el IRPF.
6. Comidas y dietas
Las comidas de los autónomos solo son deducibles cuando se cumplen estas condiciones:
- Se realicen fuera del municipio de residencia y por motivos laborales.
- Se paguen con tarjeta (no en efectivo).
- Se justifiquen con una factura.
Los límites máximos deducibles en 2025 son:
- 26,67 €/día en España (sin pernocta)
- 53,34 €/día en España (con pernocta)
- 48 €/día en el extranjero (sin pernocta)
- 91,35 €/día en el extranjero (con pernocta)
7. Gastos de formación
Se pueden deducir los gastos en formación relacionada con la actividad, como:
- Cursos y seminarios
- Libros y material educativo
- Suscripciones a revistas especializadas
- Certificaciones profesionales
Si la formación implica desplazamientos, se pueden deducir también los gastos de transporte y alojamiento.
8. Publicidad y marketing
Los gastos en marketing y publicidad son deducibles al 100%, incluyendo:
- Publicidad en redes sociales (Google Ads, Facebook Ads…)
- Creación y mantenimiento de la web
- Tarjetas de visita y folletos promocionales
- Campañas de email marketing
Si contratas a un profesional de marketing, su factura también es deducible.
9. Seguros profesionales y de salud
Se pueden deducir los siguientes seguros:
- Seguro de responsabilidad civil
- Seguro del local
- Seguro de salud (hasta 500 €/año por persona para el autónomo y su familia, sí, incluye la parte del seguro que pagues por el cónyuge e hijos menores de 25 años.)
10. Gastos financieros
Si el autónomo tiene un préstamo para su negocio, los intereses bancarios son deducibles, junto con:
- Comisiones de cuentas bancarias
- Renting o leasing de equipos
- Costes financieros de financiación
11. Asesoría y gestoría
Los honorarios de un gestor o asesor fiscal son deducibles al 100%.
12. Impuestos y tasas
Algunos impuestos pueden deducirse, como:
- IBI del local de negocio
- Tasas de licencias administrativas
- Impuesto de Actividades Económicas (IAE) (para autónomos con ingresos superiores a 1 millón de euros)
No se pueden deducir multas ni sanciones.
13. Gastos difíciles de justificar
Los autónomos en estimación directa simplificada pueden deducir un 5% del rendimiento neto en concepto de gastos de difícil justificación, hasta un máximo de 2.000 € anuales.
Cómo deducir gastos un autónomo es clave
Saber cómo deducir gastos un autónomo es clave para pagar menos impuestos legalmente. Llevar un control riguroso de facturas y cumplir con los requisitos de Hacienda evitará problemas y permitirá optimizar la tributación.
Preguntas frecuentes sobre cómo deducir gastos un autónomo
1. ¿Cuáles son los principales gastos que puede deducir un autónomo en 2025?
Los autónomos pueden deducir gastos como el alquiler de oficina, suministros, equipos informáticos, dietas de viaje, formación y publicidad. Sin embargo, es importante cumplir con los requisitos de Hacienda para poder deducir gastos un autónomo de manera legal.
2. ¿Cómo justificar los gastos deducibles como autónomo?
Para deducir gastos un autónomo, es imprescindible contar con una factura completa a nombre del autónomo, que incluya sus datos fiscales. Además, el gasto debe estar vinculado a la actividad económica y registrado en la contabilidad.
3. ¿Puedo deducir gastos de vivienda si trabajo desde casa como autónomo?
Sí, los autónomos que trabajan desde casa pueden deducir gastos relacionados con la vivienda, con requisitos previos y en determinado porcentaje.
4. ¿Los suministros del hogar son deducibles para un autónomo que trabaja en casa?
Sí, los suministros como luz, agua e internet pueden deducirse, pero solo hasta un 30% de la parte proporcional de la vivienda destinada al trabajo. Para deducir gastos un autónomo correctamente en este caso, es fundamental haber declarado la afectación de la vivienda en el modelo 036 de Hacienda.
5. ¿Cómo puede un autónomo deducir gastos de vehículo y transporte?
Un autónomo solo puede deducir gastos de vehículo si se dedica al transporte de mercancías, taxi, autoescuela o comercial itinerante. En otros casos, solo podrá deducir billetes de tren, avión o taxi cuando sean por desplazamientos profesionales.
6. ¿Qué requisitos deben cumplir las dietas de comida para que sean deducibles?
Para que un autónomo pueda deducir gastos en dietas, deben realizarse en un establecimiento de hostelería, pagarse con tarjeta y contar con factura. Además, deben producirse fuera del municipio habitual del autónomo por motivos de trabajo.
7. ¿Puede un autónomo deducir la cuota de la Seguridad Social y otros seguros?
Sí, la cuota mensual de autónomos (RETA) es un gasto 100% deducible. Además, se pueden deducir gastos en seguros médicos (hasta 500 € por persona) y seguros de responsabilidad civil profesional.
8. ¿Los gastos en formación y cursos son deducibles para un autónomo?
Sí, la formación relacionada con la actividad, como cursos, congresos o seminarios, es deducible. También se pueden deducir gastos un autónomo en libros, suscripciones profesionales y herramientas de aprendizaje online.
9. ¿Cómo puede un autónomo deducir gastos de publicidad y marketing?
Los gastos en publicidad online, anuncios en redes sociales, tarjetas de visita o creación de páginas web son totalmente deducibles. Para deducir gastos un autónomo en marketing, es clave tener factura de los proveedores.
10. ¿Cuáles son los errores más comunes al deducir gastos un autónomo?
Entre los errores más frecuentes están intentar deducir gastos un autónomo que no están relacionados con la actividad, no solicitar factura con los datos fiscales o no registrar correctamente los gastos en la contabilidad.
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